“Miglioramento continuo” o “Continuous improvement”, quante volte avete sentito questi termini nella vostra azienda? Trovare delle nuove soluzioni anche a processi di lavoro già consolidati può consentire ad un’azienda di essere sempre competitiva nel suo settore. Tuttavia, il miglioramento continuo non può essere un’attività improvvisata ma ha bisogno di basi solide e di una organizzazione orientata ad esso che sponsorizzi l’utilizzo di strumenti appositi. In questo articolo parleremo di uno degli strumenti più importanti per definire le opportunità di miglioramento di un processo di lavoro: la process map.

process map

 

 

Process map

La process map o mappatura di processo è definita come una rappresentazione grafica delle diverse fasi di un processo di lavoro e di come queste siano in relazione tra loro (fasi di lavoro consecutive o in parallelo). Secondo la metodologia DMAIC della filosofia 6sigma, si tratta di un tool fondamentale nella fase Measure di un progetto 6sigma. Si tratta di una definizione molto ampia che può essere interpretata in modi molto diversi. Pensiamo alla lavorazione di un prodotto che richiede diverse fasi di lavoro ed in queste intervengono diverse funzioni o enti aziendali (qualità, fornitura, logistica etc.). In questo caso la process map può essere definita in diversi modi a seconda di quale sia il suo scopo. Vediamo qualche esempio di cosa si potrebbe realizzare con diversi livelli di dettaglio.

1) SIPOC

Si potrebbe pensare di dare una panoramica molto ampia del processo definendo semplicemente gli enti coinvolti, descrivendo per ognuno di essi le attività e le risorse chiave e definendo per ognuno gli input e gli output. Un esempio potrebbe essere la SIPOC (Supplier, Inputs, Process, Outputs, Customers). Si tratta di un documento nel quale si riportano in linea generale le attività di fornitura (suppliers) di ricezione ordini (inputs) di processo per la realizzazione del prodotto (process) di consegna dell’ordine (output) e di rapporti con i clienti (customers). Fornitori e clienti possono essere interni o esterni all’azienda a seconda del processo da mappare. Una process map di questo tipo da una visione molto ampia del processo e fornisce poche indicazioni per opportunità di miglioramento continuo. Inoltre, il flusso di lavoro riportato in una SIPOC non è detto segua il flusso cronologico di lavoro. L’unico step della SIPOC che definisce in modo cronologico a macrolivelli le fasi del processo è la P di Process.

2) PROCESS MAP A BASSO DETTAGLIO

In alternativa, si può realizzare una process map che mostra il processo di lavoro in pochi step in modo da consentire una panoramica semplice e veloce del processo. In genere questa è realizzata con l’aiuto del management e non richiede una conoscenza approfondita del processo. Si tratta di un documento strategico per definire in che modo diversi enti dell’organizzazione lavorano e cooperano tra di essi. Le opportunità di miglioramento riguardano soprattutto le relazioni tra i diversi enti.

3) PROCESS MAP DETTAGLIATA

In alcuni casi può essere necessario visualizzare nello specifico una parte del processo. In questo caso si può realizzare una process map dettagliata. Per poterla realizzare occorre confrontarsi con tutti i livelli coinvolti nel processo in modo tale da poter implementare tutte le informazioni necessarie: attività, incarichi, documenti, dati, inputs, outputs e persone coinvolte etc.. andare nel dettaglio richiede uno sforzo elevato sia in termini di tempo che di impegno. Inoltre è sempre necessario definire i limiti di dettaglio con cui mappare un processo per evitare di essere troppo dispersivi con il rischio di perdere la visione di insieme del processo.

4) VALUE STREAM MAP

Un’altra alternativa è la Value Stream Map introdotta in Toyota negli anni ’80 con l’intento di eliminare gli sprechi di materiale, di risorse e di tempo aumentando l’efficienza al massimo. Anche in questo caso si mappa l’intero processo di produzione di un prodotto o di un servizio con l’intento di ottimizzare globalmente l’intero processo e non solo uno step singolo secondo la filosofia lean manufacturing.

Process map “as is” e “to be” e process mapping

In generale, prima di applicare una miglioria al processo è opportuno confrontare la process map attuale (“as is“) con la process map che si avrebbe in seguito all’introduzione della miglioria (“to be“). Solo se la process map “to be” non mostra anomalie, allora si può procedere con l’introduzione della soluzione pensata. La realizzazione di entrambe le process maps richiede una definizione molto chiara dello scopo per il quale dovranno essere funzionali. Nel seguente articolo descriveremo gli step necessari alla realizzazione di una process map (esempio di una process map dettagliata), un processo conosciuto come process mapping.

Process map: mappare un processo in ottica miglioramento continuo
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