Un primo passo fondamentale per diffondere l’eccellenza all’interno di un ambiente di lavoro è l’introduzione della metodologia 5S. In questo articolo capiremo la filosofia dietro questa metodologia e vedremo come questa risulti un ottimo strumento di lavoro per far emergere gli sprechi ed eliminarli. In particolare vedremo:
- Cosa si intende per metodologia 5S e origine della stessa
- Significato delle 5S
- Ragioni per implementare la metodologia 5S
- Come implementare la metodologia
Origine della metodologia 5S
La metodologia 5S nasce in Giappone agli inizi degli anni 90, pensata e diffusa da Takashi Osada e Hirokuri Hirano, due autori centrali nella diffusione del pensiero snello (in inglese lean thinking). La Toyota Motors Corporation è stata tra le prime compagnie ad applicarla in quanto considerata strumento fondamentale per aiutare l’implementazione della produzione just-in.time (JIT) consentendo di organizzare al meglio gli spazi di lavoro al fine di ridurre l’origine degli sprechi ed aumentare l’efficienza di lavoro. La metodologia 5S consente di ottenere questi risultati in quanto utilizza un approccio sistematico in cui non si giunge mai ad un punto di arrivo definito ma si opera secondo un’ottica di migliioramento continuo. Il risultato ottenuto sarà, dunque, il punto di partenza per migliorare ulteriormente.
La metodologia è stata pensata per aggredire in primis un’organizzazione disordinata degli spazi di lavoro ma si estende successivamente anche al modo di organizzare il lavoro e di pensare. La sua efficienza è massima se l’ingaggio al metodo è sia di tipo top-down che bottom up.
Il primo approccio richiede che il management sposi la metodologia e organizzi i microflussi di lavoro, investa sulle attrezzature (ad esempio nel visual management) e sulla cultura aziendale. Il secondo richiede l’impegno di ciascun individuo all’interno dell’azienda a sostenere l’approccio 5S e a pretenderlo nell’organizzazione del lavoro.
Strettamente legato alla metodologia abbiamo il concetto di MUDA, parola giapponese che identifica le attività inutili o a scarso valore aggiunto. Tali attività costituiscono uno spreco di tempo e risorse per l’azienda e vanno aggredite. Tra le perdite maggiormente attaccate in ambito produttivo con questa metodologia abbiamo:
- Fallimenti della strumentazione
- Installazioni e regolazioni
- Fermi produttivi
- Velocità ridotta
- Difetti di processo
- Ridotta efficienza
Significato delle 5S
Il metodo delle 5S è così chiamato in quando si fonda su 5 termini giapponesi aventi come iniziale la lettera S. Vediamo quali sono queste cinque parole e cosa significano:
SEIRI (Separare): si tratta della prima fase del metodo e consiste nel separare tutto ciò che serve da ciò che non fornisce valore aggiunto e comporta la creazione di disordine nelle aree di lavoro, sia fisico (oggetti inutili) che di processo (operazioni inutili).
SEITON (Sistemare): idealmente si intende un processo nel quale si identifica un posto per qualsiasi oggetto. Gli oggetti devono essere etichettati e disposti in modo tale che oggetti che servono più spesso siano più vicini all’area di lavoro mentre oggetti che servono più raramente devono essere posizionati in modo più distante. Questa fase non riguarda solo la strumentazione e la componentistica, ma anche la documentazione a supporto, la disposizione dei banchi di lavoro e la tabellonistica. Questo ordine fisico deve essere accompagnato da un ordine mentale/culturale. Una gestione disordinata delle fasi di lavoro può infatti non sostenere una gestione ordinata delle attrezzature e dei componenti.
SEISO (Spazzare): si intende una pulizia costante del posto di lavoro. Ciò consente di sostenere le prime due fasi ed evitare di nascondere le inefficienze e le anomalie di prodotto/processo.
SEIKETON (Standardizzare): con questo termine si intende l’utilizzo di una metodologia di lavoro e di organizzazione standard e ripetitiva
SHITSUKE (Sostenere e diffondere): si tratta della fase nella quale si richiede uno sforzo culturale importante. Sostenere quanto fatto, continuare a migliorare e diffondere in altri reparti la cultura delle 5S richiede di fatto un cambio di mentalità. Questa fase è forse quella meno operativa e richiede l’ingaggio del management. Il processo con il quale i risultati sono sostenuti richiede l’esecuzione di audit 5S continui con i quali si verifica l’andamento nel tempo dei risultati ottenuti. Il peggioramento è sempre dietro l’angolo
Ragioni per implementare la metodologia 5
Abbiamo già menzionato nei precedenti paragrafi alcuni benefici che la metodologia 5S consente di ottenere sia in modo diretto che in modo indiretto. Proviamo ad elencarne alcuni:
- Spazi di lavoro ottimizzati ed in ordine
- Eliminazione delle attività a basso valore aggiunto e dello spreco (MUDA)
- Avere ciò che serve a disposizione solo quando serve (base della metodologia lean)
- Processi più fluidi, più efficienti e miglioramento della qualità degli stessi
- Aumento della sicurezza
- Riduzione del tempo di ricerca degli oggetti
- Miglioramento della comunicazione
- Implementazione di sistemi di visual management
Un altro importantissimo beneficio che la metodologia porta come side effect è quello relativo al morale dei dipendenti. Lavorare in un contesto organizzato, pulito, in ordine, dove le indicazioni sono chiare rende il dipendente sicuro delle attività e di sentirsi nelle condizioni ottimali per eseguire il suo lavoro.
Come implementare la metodologia 5S
Passiamo in questo paragrafo a descrivere in che modo applicare la metodologia, ovvero cosa fare per applicare ciascuna S del metodo:
SEIRI
Occorre in questa fase eliminare qualsiasi cosa che non dia valore aggiunto ad un processo o ad una postazione di lavoro. Come applicarlo? Di seguito alcune attività da svolgere sia a livello di strumentazione che di componenti
Gestione strumenti/dime/banchi di lavoro
- Fare un inventario di tutti gli oggetti/strumenti.
- Separare gli oggetti che servono da quelli che non servono
- Apporre un cartellino rosso sugli oggetti che non servono e metterli in quarantena per un periodo deciso prima di eseguire l’inventario (ad esempio 6 mesi) – Metodo del red tag
- Se durante i 6 mesi uno degli oggetti in quarantena è reclamato per l’utilizzo in una fase di lavoro, allora viene rimosso dalla quarantena.
- Gli oggetti che non sono reclamati al termine del periodo di quarantena possono essere rottamati o venduti
- L’inventario deve essere eseguito in modo ciclico
Gestione componenti
- Verificare che solo i componenti necessari all’assemblaggio arrivino in stazione di lavoro. Non deve esserci accumulo di materiale non necessario
Organizzazione tabellonistica/documentazione
- Verificare che solo i documenti necessari siano presenti nella stazione di lavoro
Gestione dei processi
- Eliminare dal processo tutte le attività a basso valore aggiunto. Qui può essere utile utilizzare strumenti quali la process map al fine di identificare le attività che determinano uno spreco di tempo e di risorse
SEITON
Occorre in questa fase sistemare gli strumenti necessari, i componenti, i tabelloni e i moduli di lavoro in modo tale che sia facile identificare la loro posizione, siano disposti ad una distanza adeguata, secondo una logica e che minimizzino il movimento necessario per il loro utilizzo.
Gli step principali per applicare questa fase sono:
- Identificare gli strumenti/oggetti/documenti utilizzati più frequentemente e disporli vicini alla postazione di lavoro. La logica è quella di disporre più lontano gli oggetti utilizzati di rado.
- Standardizzare il modo in cui gli oggetti sono posizionati. Etichettare gli oggetti ed utilizzare del visual management per facilitare l’identificazione degli oggetti che mancano. Per la gestione di strumentazione in comune a più stazioni di lavoro si può pensare all’utilizzo di un registro per identificare velocemente chi sta utilizzando lo strumento.
- Anche i raccoglitori con la documentazione e i moduli devono, così come i banchi di lavoro, devono essere sistemati ed organizzati in modo logico seguendo l’ordine delle fasi di lavoro. L’approvvigionamento dei componenti e la loro disposizione deve anch’esso seguire una logica basata sull’ordine di utilizzo
- Evitare quanto più possibile di stoccare il materiale direttamente su pavimento. Si deve incoraggiare una disposizione degli oggetti e dei componenti in verticale piuttosto che in orizzontale
Una mappa 5S o una spaghetti chart possono essere degli strumenti utili per poter finalizzare questa fase della metodologia
SEISO
La terza fase richiede il mantenimento dell’ordine previsto nelle due fasi precedenti e della pulizia delle postazioni di lavoro. In generale questa fase richiede uno sforzo culturale importante in cui all’operatore è chiaro che il mantenimento del posto di lavoro ordinato e pulito è una delle mansioni dell’attività giornaliera. Affinchè ci sia senso di responsabilità circa la pulizia è necessario:
- Chiarire i metodi e i tempi necessari per mantenere il posto di lavoro pulito. L’utilizzo di checklist per il controllo degli standard di pulizia può essere sicuramente uno strumento importante di aiuto.
- Definire le responsabilità (indicando ad esempio dei responsabili per ogni area)
- Avere il materiale necessario per eseguire le operazioni di pulizia
SEIKETON
La quarta fase è una conseguenza delle prime tre fasi e testimonia l’attitudine ad utilizzare le stesse soluzioni per lo stesso tipo di problemi. E’ importante assicurare la ripetibilità delle lavorazioni eseguite da operatori diversi al fine di garantire la consistenza dei risultati. I metodi devono essere rivisti periodicamente al fine di applicare le best practice identificate in altrie postazioni di lavoro. La standardizzazione di metodologie di visual management e raccolta dati possono aiutare notevolmente il miglioramento delle condizioni di lavoro.
Uno strumento fondamentale per la standardizzazione è l’esecuzione di audit 5S mirati ad identificare eventuali gap rispetto all’obiettivo prefissato
SHITSUKE
Sostenere significa non solo creare condizioni di lavoro duratura ma far sì che anche le novità (nuovi progetti, nuovi sistemi) siano implementate assicurando il mantenimento degli standard acquisiti. In questo caso è fondamentale non solo il lavoro continuo degli operatori che non devono mollare la concentrazione su quanto ottenuto ma anche dell’azienda e del management che devono sponsorizzare la metodologia.
Fondamentali sono le manutenzioni (degli strumenti e degli ambienti di lavoro), gli audit 5S, la presenza attiva del management e la definizione chiara delle responsabilità delle aree.
