Hai deciso di utilizzare la process map per rappresentare graficamente il tuo processo di business? Bene, abbiamo già visto quali sono i passi da seguire per eseguire la process map. Affinché la process map sia di semplice lettura è opportuno fissare uno standard grafico dove ogni tipologia di elemento è rappresentata da un simbolo specifico. Nell’articolo seguente indicheremo i simboli più utilizzati per rappresentare i diversi elementi di una process map facendo riferimento a quanto indicato dalla Unified Modeling Language (UML).

Simboli rappresentanti fasi attive di un processo

Partiamo dai simboli utilizzati per rappresentare delle fasi attive di un processo. Fasi in cui viene compiuta un’azione di trasformazione con a partire da alcuni input (forniti dalla fase precedente) fornisce degli output. A differenza di altri simboli, quelli proposti in questo paragrafo possono essere usati in tutte le  mappe di processo.

inizio fineInizio/Fine: la forma ovale è utilizzata per indicare l’inizio e la fine di un processo. Una process map può avere uno o più punti iniziali e finali. Indicare inizio e fine da un riferimento a chi legge la process map su dove indirizzare lo sguardo.

processo attivitàProcesso/attività: la forma rettangolare è la più utilizzata nelle process map in quanto indica un’azione, un’operazione che deve essere compiuta affinché il processo possa continuare il suo flusso. Se ci sono azioni alternative che possono essere intraprese diverse da quella principale queste sono indicate con un rettangolo di dimensioni più piccole connesse al flusso principale da linee tratteggiate.

processo predefinito

Processo predefinito: Si tratta di processi che sono definiti formalmente in un’altra documentazione. Se necessario si potrebbe arricchire il simbolo con un riferimento circa la documentazione dove il processo è definito. Se il processo non è definito in modo formale questo simbolo non deve essere utilizzato.

ritardo

Ritardo: anche i ritardi possono far parte di un processo. Questo simbolo consente di definirli in una process map. In genere indica uno step che deve avvenire prima che il processo possa continuare il suo flusso.

 

preparazione

Preparazione:  Come suggerisce il termine stesso questo simbolo indica qualsiasi tipo di attività che deve essere eseguita prima che il processo possa continuare il suo flusso

 

ciclo manuale

Ciclo manuale: Indica una sequenza di operazioni che viene eseguita in modo automatico e che deve essere terminata tramite intervento manuale.

 

Simboli di controllo del flusso o di ramificazione del processo

Si tratta di simboli utilizzati per ramificare il processo o che ne controllano il flusso.

flusso

 

Flusso operativo o di informazioni: come intuibile la freccia indica il percorso che l’oggetto dell’operazione segue. Può indicare il flusso del prodotto, del materiale, dell’informazione. E’ molto importante in quanto fornisce al lettore il senso di lettura della process map.

 

step decisionale

Decisioni/alternative: il rombo indica una fase del processo in cui è necessario prendere una decisione per fare avanzare il processo. Solitamente il flusso del processo è connesso al rombo dal vertice superiore. Le decisioni/alternative sono spesso indicate con le risposte SI/NO oppure VERO/FALSO e fluiscono lateralmente.

 

 

connettori di flussoConnettori: può accadere che sia necessario continuare il processo in un’altra zona della pagina (cerchio) o in un’altra pagina(forma a destra). In questo caso si possono utilizzare dei connettori con un riferimento interno (lettera o numero) che rimanda ad un punto specifico della pagina o ad una pagina diversa.

 

fusioneFusione: questo simbolo è utilizzato per indicare l’incontro di due o più sottoprocessi che da questo momento in poi continueranno come un unico processo.

 

 

estrattoreEstrattore: Diversamente dal simbolo precedente quello a sinistra è utilizzato per separare un processo unico in due o più sottoprocessi  che proseguono il flusso in modo parallelo. Se presente un M all’interno, esso può indicare anche uno step di misura.

 

logica o ed eA lato i due simboli utilizzati per identificare la logica “o” (sinistra)e la logica “e” (destra). La logica o è utilizzata quando ci sono due input e solo uno di essi diviene output. Diversamente la logica e si usa quando l’output è dato dalla somma dei due input.

 

Simboli di input e output

Si tratta di simboli che indicano che o il tipo di informazione o materiale un processo può richiedere in ingresso o ciò che uno step del processo fornisce in uscita (prodotto, informazione, dato etc.).

Dati Input/Output

Dati oppure input e output: Si tratta del simbolo più generico utilizzato per indicare del materiale in input ad un processo o il prodotto in output. Spesso l’output è rappresentato da una serie di dati che richiedono analisi ed interpretazione.

Input manualeInput manuale: se l’input ad un’attività o subprocesso richiede l’intervento umano si definisce un’operazione di input manuale in cui la presenza umana è necessaria ad avviare lo step successivo.

 

DocumentoDocumento:  simbolo utilizzato quando lo step del processo. produce in uscita un documento. Più forme di questo tipo indicano una quantità multipla di documenti.

 

Simboli utilizzati per indicare la registrazione di dati ed il loro processing

Ogni simbolo indica un modo diverso per registrare o processare i dati. Riportiamo sotto ad ognuno i significati:

 

dati

Adesso che hai visto i simboli più utilizzati per realizzare una process map puoi incominciare a realizzare la tua. Ricorda che alcuni simboli sono diventati obsoleti e quindi sono stati sostituiti da simboli nuovi (es report cartacei e database).

 

Simboli utilizzati per process mapping
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