Il processo di miglioramento alla base della metodologia six sigma, si basa sul modello DMAIC acronimo delle parole inglesi Define, Measure, Analyze, Improve & Control. Queste cinque parole identificano cinque precise fasi del modello, ciascuna delle quali ha come obiettivo quello di fornire degli output specifici necessari per le fasi successive. Il modello DMAIC può essere pensato come un ciclo in quanto ciascun processo può essere continuamente migliorato.
In questo articolo vediamo in cosa consistono le 5 fasi del modello DMAIC:
Define
Per Define si intende la prima fase del modello in cui si chiarisce il problema che si vuole affrontare a fine di migliorare le performance di un processo o la qualità di un prodotto. Una iniziale sponsorizzazione del management è fondamentale per poter iniziare questa fase soprattutto in quanto sarà necessario ingaggiare un gruppo di persone che dovrà supportare in questa fase.
Ma qual è l’obiettivo della fase di define?
Innanzitutto definire con chiarezza un problem statement e quindi l’obiettivo/scoper del progetto. Non basta dunque prefissarsi l’obiettivo di migliorare un processo. E’ necessario identificare cosa migliorare e secondo quale metrica. Tutto il modello DMAIC è data driven, ovvero si basa su raccolta e analisi dati. Dunque è compito di chi gestisce questa fase determinare quale metrica, e quindi quale indicatore, occorre migliorare per considerare il progetto chiuso.
Infine è in questa fase che viene definito un project charter in cui si formalizza all’intera organizzazione l’avvio del progetto ed una timeline precisa per ciascuna fase del processo.
Fondamentale è anche la definizione del team di lavoro e dei ruoli e delle responsabilità di ciascun componente. Ad ognuno deve essere chiaro il motivo dell’ingaggio e le aspettative dello stesso.
Gli strumenti principali per ottenere tali risultati in questa fase sono:
- Organigramma aziendale per definire gli stakeholder interessati dal progetto e ruoli e responsabilità
- Una process map ad alto livello o analisi SIPOC (Supplier Inputs, Process, Outputs, Customer) per identificare i punti deboli del processo che devono essere rafforzati dallo stesso
- Analisi dei dati di partenza con statistiche semplici come un diagramma Pareto o mediante la definizione di metriche. E’ importante che il sistema di raccolta dati sia sufficientemente solido
- Project Charter che verrà compilato alla fine del processo
Definito il problema che si vuole risolvere si può quindi passare alla misurazione dello stesso.
Measure
Come si intuisce dal nome stesso della fase, in questo step si misura ciò che è stato definito nella fase di define. Dunque in questa fase si misurano le caratteristiche del processo che si vuole migliorare nella sua condizione “as is” ovvero prima di eseguire delle azioni. Si definisce dunque una baseline, una linea di confronto con il quale misurare il processo dopo l’inserimento di un’azione.
Partendo dagli output della fase precedente, la fase di misura consente di:
- Definire in maniera più dettagliata il processo
- Avere delle misure statistiche del processo come la process capability
- Avere il dato dell’impatto sui costi della scarsa qualità del processo o del prodotto (Cost of poor quality)
- Identificare tutti i processi e tutti i componenti che possono essere considerati come critici per la qualità e quindi per l’aspettativa del cliente (critical to quality)
Gli strumenti per ottenere queste informazioni sono:
- Run charts o Control Charts
- Strumenti di misura e dati normalmente utilizzati dagli stakeholder del progetto six sigma
- Distribuzioni statistiche
- Process map dettagliate
- Spaghetti chart
- Analisi dei costi (individuazione dei costi nascosti)
- Data mining e analisi statistiche
La quantificazione del problema è fondamentale per poter dare evidenza agli stakeholder dell’importanza del progetto stesso e avere la giusta sponsorizzazione. Riuscire ad individuare i costi sommersi di un processo male organizzato o di una debolezza di prodotto (pensiamo ad esempio ai costi di service o di garanzia) consente di motivare l’effort in termini di costi e risorse per la risoluzione del problema.
Analyze
Una volta definito e quantificato il problema è necessario identificare le cause dello stesso per definire delle azioni di miglioramento. E’ questo quanto ci si propone di ottenere nella fase Analyze del metodo DMAIC. In particolare in questa fase si definiscono:
- le cause del problema. E’ possibile che per un problema ci siano diverse cause concorrenti ognuna con un suo peso di contributo che deve essere determinato per capire quale causa è principale attaccare con maggiore priorità. Le cause possono essere classificate in cause speciali e cause comuni di variazione.
- Stimare i difetti generati. In genere si può tirare un dato quale difetti per milioni di opportunità (DPMO) e determinare così il livello sigma del processo in esame.
Gli strumenti da utilizzare in questa fase sono tipici strumenti di analisi cause di un processo di problem solving:
- Diagrammi di Ishikawa
- FMEA (Failure Mode and Effect Analysis)
- 5 whys
- Attività di brainstorming
- Analisi delle capability di processo per identificare cause speciali di variazione
- Test statistici quali test di ipotesi, ANOVA, chi quadro e analisi di regressione
- Design of Experiment per dimostrare l’impatto di una causa
- Gage R&R per misurare i sistemi di misura utilizzati
Analizzare un problema ed individuare una soluzione non è mai semplice. Per il successo di questa fase è necessario aver definito bene il team nella fase Define. Il leader del processo di analisi della root cause dovrà avere tutto il support necessario da parte degli specialisti nell’ipotizzare la cause ma anche da parte degli altri reparti coinvolti per la raccolta dei dati. Anche qui la sponsorizzazione è fondamentale per avere il giusto supporto e non avere dati frammentati o non correttamente gestiti.
Improve
La fase improve è la fase in cui si progetta la soluzione migliore rispetto alle cause analizzate nella fase precedente. In particolare per realizzare questo scopo sarà necessario:
- Definire i costi/benefici relativi all’applicazione delle diverse soluzioni rispetto alle cause individuate nella fase precedente. Si può stimare anche il nuovo livello six sigma atteso con le soluzioni proposte
- A seguito della definizione dei vari costi benefici si dovrà selezionare una soluzione
- In questa fase dovrà essere definito un piano di implementazione della soluzione
Per poter ottenere questi risultati sarà dunque necessario utilizzare strumenti quali:
- Strumenti per il calcolo del ROI (return of investment)
- Design of Experiment per dimostrare l’efficacia di una soluzione
- Metodi di design robusto (come il Taguchi) per progettare al meglio la nuova soluzione e prevedere già nella fase di design poka yoke
- Realizzazione di prototipi per verificare che una soluzione è efficace e non ha effetti collaterali quali la creazione di altri problemi
- Metodi di project planning per consentire la pianificazione dell’implementazione della nuova soluzione con la realizzazione di un piano robusto e di un Gantt condiviso
Control
La fase control è l’ultima fase del processo DMAIC. In questa fase si passa all’azione implementando la soluzione scelta nella fase precedente secondo la pianificazione condivisa e misurando l’efficacia di questa soluzione. L’efficacia sarà determinata confrontando quanto ottenuto implementando la soluzione con quanto ottenuto nella fase measure. SI potranno dunque ottenere delle nuove capability che dovranno essere migliorative rispetto alle precedenti. Dovranno essere eseguite nuove misure secondo un nuovo piano di controllo. Inoltre, spesso, la soluzione implementata può comportare l’applicazione di nuovi strumenti di misura che dovranno essere validati nuovamente (gage R&R). Se la soluzione è efficace allora è possibile rilasciare una lesson learned ed estendere la stessa ad altri campi simili.
Sarà quindi necessario utilizzare i seguenti tool per misurare la nuova soluzione:
- Control plan
- SPC (Statistical Process Control) con monitoraggio attraverso run chart e control chart
- Analisi delle process capability a seguito della nuova soluzione implementata
Spesso l’implementazione della nuova soluzione dovrà inoltre parlarsi con metodologie di lavoro già presenti nel luogo di lavoro o se questo non è vero ne richiederà l’implementazione. Tra queste abbiamo:
- Metodologia 5S per organizzare lo spazio di lavoro
- Metodologia Kaizen per identificare opportunità future di miglioramento
- Metodologie di manutenzione programmata
- Applicazione di visual management
Con la fase control si chiude il processo DMAIC. Tale chiusura però non è definitiva in quanto nell’ottica di miglioramento continuo si potrà comunque applicare una soluzione ancora più efficace al problema. Chiaramente il riavvio del processo DMAIC con il relativo sforzo di analisi e pianificazione dovrà chiaramente essere motivato nelle fasi Define e Measure del nuovo processo per assicurarsi una nuova sponsorizzazione.
