Ti è stato appena chiesto di seguire la realizzazione di un progetto e di riportare in dettaglio il suo stato di avanzamento? Hai bisogno di un documento che rappresenti graficamente la pianificazione e lo stato di completamento delle diverse attività. Hai bisogno di verificare lo stato sia di attività parallele che di attività in sequenza? Tranquillo/a, alzati prendi un caffè e poi ritorna qui. Ti parleremo del Gantt chart, uno dei tool più utilizzati nel project management e ti descriveremo come realizzarlo in excel.

Gantt chart: cosa è

Realizzato per la prima volta da Henry Lawrence Gantt, esso è un tool fondamentale per qualsiasi project manager. Si tratta di un documento che riporta in tabella e ne rappresenta graficamente la lista e lo stato di avanzamento di tutte le attività significative di un progetto. Esse sono corredate da informazioni circa owner attività, tempo richiesto per la realizzazione, percentuale di completamento etc.

Le attività sono riportate come un elenco. Per consentire una lettura più semplice del documento è importante che l’elenco segua una sequenza logica o cronologica delle attività.

Il Gantt chart è quindi organizzato nel seguente modo: sull’asse delle ordinate è riportata la lista delle task secondo un ordine logico o cronologico mentre sull’asse delle x il tempo espresso in date. Ad ogni attività è associata una barra (bar chart) con lunghezza pari alla durata dell’attività e con inizio corrispondente alla data inizio attività. La barra sarà suddivisa in due porzioni. La prima esprime la percentuale di completamento, mentre la seconda la percentuale da completare. Per capire se una task sta rispettando le tempistiche predefinite si aggiunge una linea verticale in corrispondenza della data attuale. Affinché il Gantt chart esprima efficacemente lo stato di un progetto, questo deve essere aggiornato frequentemente (file in fondo all’articolo).

Gantt chart

Dettagli di un Gantt chart

Nell’ordine, ad ogni task sono associati i seguenti dettagli:

  • Owner attività: si tratta della persona fisica o dell’ente tenutario dell’attività. E’ importante non solo a definire il responsabile dell’attività, ma anche per bilanciare il carico di lavoro una volta che la lista è stata stilata.
  • Data inizio attività: se l’attività è indipendente, questa data è fissata a prescindere dalla realizzazione o meno delle altre attività. Se invece si tratta di un’attività che è sequenzialmente logica ad un’altra, come data di inizio si pone la data presunta di completamento dell’attività precedente. Eventuali ritardi/anticipi nel completamento della prima attività andranno a modificare la data di inizio della seconda.
  • Durata attività: la durata delle attività è un fattore cruciale del Gantt chart. Poiché spesso un’attività può essere suddivisa in più microattività, la sua durata dipenderà da queste ultime. Il calcolo esatto della durata deve considerare se le microattività sono sequenziali o parallele. Nel primo caso infatti, la durata sarà data dalla somma di quelle delle singole microattività. Nel secondo caso invece sarà data dalla durata della microattività più lunga. Se vi è un mix di microattività parallele e sequenziali allora il calcolo dovrà sommare la durata delle microattività più lunghe in sequenza (dettaglio nel prossimo paragrafo)
  • Percentuale di completamento: essa rappresenta lo stato di avanzamento di un’attività. Anche questo parametro deve essere calcolato considerando la durata delle microattività completate rispetto alla durata totale calcolata come sopra.

Come definire durata e % di completamento di un’attività

Questo paragrafo non è importante per comprendere cosa sia un Gantt chart. Sicuri però che la sua efficacia dipenda da una corretta programmazione degli eventi, consigliamo questo paragrafo a chi deve affrontare un progetto e non sa come calcolare i tempi necessari per realizzare le varie attività. Vediamo adesso con alcuni esempi concreti come calcolare la durata e la percentuale di completamento di un’attività.

Caso 1

Come primo caso analizziamo quello di un’attività costituita da microattività in sequenza. Si considera l’attività “scrivere un articolo relativo al Gantt chart” e riconosciamo le seguenti microattività:

  1. Schematizzare l’articolo
  2. Scriverlo
  3. Revisionarlo
  4. Pubblicarlo

Poiché le attività sono sequenziali, non è possibile incominciarne una se non è chiusa quella precedente. I tempi dei singoli step possono essere stimati in:

attività sequenza

E la durata totale sarà data dalla somma delle singole durate.

durata attività sequenza

Allo stesso modo la percentuale di completamento sarà calcolata come somma delle durate degli step completati diviso la durata totale per cento. Se ad esempio abbiamo appena incominciato la fase di revisione dell’articolo, la percentuale di realizzazione sarà:

completamento attività sequenza

Caso 2

Come secondo caso consideriamo quello di un’attività caratterizzata da microattività parallele. Un esempio può essere l’attività “cottura componenti A, B e C in forno”. In questo caso, se il forno lo permette, i componenti possono essere cotti contemporaneamente. La tabella delle microattività sarà:

attività in parallelo

La durata dell’attività sarà uguale a quella della cottura del componente che richiede maggior tempo.  La % di completamento sarà invece 100% solo quando l’attività è completata per tutti e 3 i componenti (nell’esempio sarà quindi pari a 12 minuti).

durata attività in parallelo

Caso 3

È il caso misto dei due visti precedentemente. Ovvero si possono avere operazioni parallele in sequenza ad altre:

Banalmente la durata sarà calcolata come somma delle operazioni in sequenza (caso 1) attribuendo alle operazioni in parallelo la durata dell’operazione più lunga (caso 2). La percentuale di completamento sarà invece calcolata come nel caso 1 attribuendo però il 100% del completamento alle operazioni in sequenza solo quando queste sono state completate tutte. Vediamo un esempio in concreto:

tabella attività miste

dove gli step 3,4,5 e gli step 6 e 7 sono microattività in parallo tra loro. La durata totale sarà:

durata attività miste

Per comprendere invece come calcolare la percentuale di completamento si suggerisce di confrontare i due punti A e B della figura sotto:

completamento attività miste

 

Realizzazione Gantt chart in excel

Vediamo a questo punto come si realizza un Gantt chart con Excel.  Per prima cosa si struttura una tabella con i seguenti dettagli:

  • Nome attività
  • Owner
  • Data inizio
  • Durata
  • Percentuale completamento in %

A queste occorre aggiungere altre due colonne che definiscono in giorni le percentuali di completamento e non della durata dell’attività. Queste due colonne possono essere nascoste in quanto servono solo alla realizzazione del grafico

  • Completamento in giorni = % di completamento*durata/100 (questa colonna può essere nascosta)
  • Non completamento in giorni= durata – completamento in giorni (questa colonna può essere nascosta)

Si ottiene una tabella del tipo (numeri inseriti senza una particolare logica):

Tabella Gantt

 

A questo punto si realizza il Gantt chart scegliendo inserisci grafico a barre grafico a barre in pila o grafico 3D a barre in pila.

Eseguire quindi le seguenti operazioni:

  • Tasto destro Seleziona Dati

  • Aggiungi serie valori serie: scegliere i dati della colonna Data Inizio

  • Scegliere come intervallo etichette le attività dalla colonna nome attività

  • Aggiungere serie valori serie: giorni completati

  • Aggiungere serie valori serie: giorni non completati

Si otterrà qualcosa del tipo:

Gantt chart excel

Selezionare quindi “nessun riempimento” per le barre più scure. A questo punto Rimarranno solo quelle verdi (giorni completati) e rosse (giorni da completare). Hai ottenuto a questo punto il grafico definitivo. In ogni caso, per amore di completezza riportiamo in fondo a questo articolo un file esempio che potrai utilizzare comodamente per la realizzazione del tuo Gantt chart.

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Gantt chart

Gantt chart: descrizione e realizzazione in excel
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