In questo appunto spieghiamo step by step come è possibile creare una tabella pivot in excel. Innanzitutto, che cosa è una tabella pivot? Si tratta di tabelle riassuntive che sintetizzano dei dati riportati su di una tabella origine. Solitamente esse sono molto utili per lavori di report o di monitoraggio di KPI (Key Performance Indicator) aziendali.
Immaginiamo di aver appena ricevuto un foglio di lavoro contenente le informazioni dei turisti che hanno visitato un museo in una particolare settimana dell’anno e di voler estrarre delle informazioni chiave da tale tabella.
Qual è la distribuzione dei turisti in termini di fascia di età? Quanti turisti francesi hanno visitato la mostra? A quale giorno della settimana corrispondono meno visite?
La tabella pivot, consente, con una opportuna scelta dei suoi campi di riepilogare i dati presenti nella tabella origine in modo molto veloce risparmiando i normali tempi di analisi. Inoltre essa consente di esplorare i dati in maniera interattiva attraverso il controllo dei campi e dei filtri. L’output di una pivot è quindi qualcosa di questo tipo:
Come si può vedere dall’immagine sopra, la tabella pivot ottenuta non è altro che un report in cui sono sintetizzate delle informazioni chiave della tabella origine. In particolare, essa riporta il numero di persone che hanno visitato il museo ogni giorno della settimana diviso per fascia di età. Il tempo per ottenere un’informazione di questo tipo è di poche decine di secondi ed il vantaggio è che è possibile ottenere informazioni diverse eseguendo pochissime variazioni. Qui sotto ad esempio è bastato cambiare solo il campo nell’area colonne per ottenere una tabella diverse:
E’ chiaro che da un foglio di lavoro excel è possibile estrarre le stesse informazioni in molti altri modi. La tabella pivot è però l’unica che consente di ottenere tali informazioni in un tempo limitato e di poter interagire con i dati in tempo praticamente nullo.
Nel prossimo paragrafo spieghiamo in che modo la selezione dei campi nelle aree di una pivot possono determinare l’output della stessa.
Ruolo dei campi in una tabella pivot
L’output di una tabella pivot è determinato da come si organizzano i campi nelle sue “aree”. Ma quali sono le aree di una tabella pivot? Vediamo l’immagine sotto:
Come si può notare le aree di una tabella pivot in cui è possibile organizzare i campi della tabella origine sono:
- Filtri. Inserire un campo in un filtro vuol dire che excel considererà nell’analisi dei dati solo le registrazioni a cui corrisponderanno i valori scelti per quel campo.
- Righe. Se un campo è inserito tra le righe allora vuol dire che si è intenzionati a conoscere un resoconto sui valori di quel campo.
- Colonne. Se un campo è inserto tra le righe, vuol dire che le statistiche eseguite per i campi inseriti tra le righe saranno eseguite per tutti i valori di quel campo
- Valori. Un campo inserito in questa selezione è il campo utilizzato per fare la statistica di interesse. E’ possibile in questo modo eseguire somme, conteggi, massimi, minimi etc.. etc..
Per capire meglio in che modo filtri, righe colonne e valori influenzano la nostra tabella pivot vediamo la prossima immagine.
Nella figura sopra è mostrata una statistica relativa a tutti i turisti francesi (filtro). La statistica riguarda il conteggio dei turisti (campo valori) per ogni fascia di età (colonne) per ogni giorno della settimana (righe).
Vediamo nei prossimi paragrafi come è possibile realizzare una tabella pivot utilizzando microsoft excel. Ricordiamo però che tasti e percorsi di scelta dipendono molto dalla versione di excel in possesso. La logica di realizzazione di una tabella pivot rimane però invariata.
Come realizzare una tabella pivot in excel
La realizzazione di una tabella pivot richiede pochi semplici passi. Prima di vedere quali sono è bene però specificare alcune cose. Il successo di una tabella pivot risiede in una buona organizzazione della tabella origine.
Organizzare la tabella origine.
La tabella origine deve essere organizzata in modo tale che ad ogni colonna corrisponda un determinato campo (es. età, nazionalità, lunghezza, distanza, etc.) e ad ogni riga una registrazione. E’ importante che non si siano delle registrazioni (righe) vuote. Il consiglio è di eliminarle prima di realizzare la tabella pivot. Inoltre è fondamentale controllare che i campi di interesse siano nel formato corretto. Se infatti lo scopo della tabella è quello di riportare la somma delle spese effettuare in un mese catalogandolo per tipo di spesa, è importante che al campo “importo spesa” corrisponda un formato numerico per consentire al programma di eseguire correttamente la somma.
Se il file è importato da uno o più database è fondamentale anche verificare che le informazioni di ciascuna registrazione seguano esattamente l’ordine dei campi. Può infatti accadere che in una registrazione manchi l’informazione di un campo e di conseguenza nella registrazione è anticipata l’informazione del campo successivo sfalsando l’ordine della tabella. La tabella origine deve essere quindi perfettamente ordinata.
Realizzare la tabella pivot
Il passo successivo consiste proprio nel realizzare la tabella pivot. Selezionare la tabella origine e dal menù principale scegliere Inserisci. In alto a sinistra abbiamo due possibilità: “tabella pivot” e “tabelle pivot consigliate”. Le tabelle pivot consigliate non sono altro che delle tabelle pivot che excel suggerisce basandosi sui campi presenti nella tabella origine.
Poiché tutte le tabelle pivot consigliate sono realizzabili anche personalmente senza l’aiuto di excel utilizziamo la prima opzione cliccando “tabella pivot”:
Appare quindi un riquadro con informazioni base sulla tabella pivot che stiamo realizzando. Il campo Tabella/Intervallo ([1]) dovrebbe essere già compilato con i riferimenti delle celle della tabella origine ([2]) selezionata in precedenza. Se questo campo dovesse essere vuoto allora è possibile selezionare la tabella origine premendo il tastino nella parte finale del campo ([3]).
Se la tabella origine non è presente nel foglio di lavoro excel consente di utilizzare una fonte dati esterna al foglio di lavoro ([4])
A questo punto dobbiamo dire a excel dove vogliamo che sia posizionata la nostra tabella pivot. Excel propone due soluzioni:
- Posizionare la tabella pivot in un foglio di lavoro esistente fornendo il riferimento del foglio e della cella in alto a sinistra in cui la tabella deve essere posizionata ([5])
- Creare un nuovo foglio di lavoro ([6])
Dopo aver scelto una delle due soluzioni e aver premuto ok, excel propone in visione la schermata di una tabella vuota sulla sinistra e sulla destra l’elenco dei campi della nostra tabella origine e dei riquadri relativi ai filtri, righe, colonne e valori:
A questo punto occorre trascinare i campi nella tabella origine nelle aree (viste prima) della tabella pivot. Immaginiamo di voler sapere quale sia stato il voto medio di tutti i turisti italiani tutti i giorni della settimana diviso per genere. Per farlo dovremmo trascinare il campo “Nazionalità” nell’area “FILTRI”. Ciò consentirà di filtrare i turisti italiani. Poi occorre trascinare il campo “Genere” nell’area “COLONNE” ed il campo “Giorno” nell’area “RIGHE”:
Per eseguire la statistica invece occorre trascinare il campo “Voto Museo” nell’ area “VALORI”. Di default excel associa il conteggio delle registrazioni di quel campo non vuote nella tabella origine se il campo è non numerico e la somma dei valori di tale campo se il campo è riconosciuto come numerico ([7]). Per scegliere una statistica diversa, occorre selezionare il menù a tendina del campo nell’area “VALORI” e selezionare l’opzione “Impostazioni campo valore…”([8]).
A questo punto appare una finestra con tutte le possibili statistiche associabili .
A questo punto hai ottenuto la tua prima tabella pivot.
Ne risulta che le donne hanno apprezzato poco meno il museo rispetto agli uomini e che qualcosa è andato peggio dei giorni di martedì, mercoledì, e giovedì.
Opzione filtro
Grazie al fatto di aver inserito il campo “nazionalità” nell’area filtro, possiamo osservare la situazione specifica dei turisti italiani:
Ottenendo la seguente tabella:
La media voto dei turisti italiani non si discosta di molto da quella dell’intera popolazione di turisti. Potremmo anche ottenere un dettaglio maggiore per fascia oraria aggiungendo anche il campo “fascia oraria” nell’area RIGHE:
E potremmo anche conoscere il dettaglio per fascia di età aggiungendo questo campo all’area COLONNE:
Insomma, possiamo costruire la nostra tabella pivot in maniera interattiva e scoprire così eventuali relazioni tra parametri che possono poi essere confermate o confutate con metodi statistici (es. test dell’ipotesi).
Adesso sai come è possibile ottenere una tabella pivot. Nel prossimo paragrafo vediamo un paio di funzioni che possono però esserti utili nella gestione ordinaria di una tabella pivot.
Ordinare e aggiornare una tabella pivot
Non sempre la tabella pivot ottenuta di default è ordinata nel modo voluto. Excel consente alcune opzioni:
Cliccando su etichette di riga o etichette di colonna appare un menù a tendina. Qui possiamo ordinare per ordine crescente (da A a Z), per ordine decrescente (da Z ad A) oppure scegliere altre opzioni di ordinamento.
Di default excel lascia l’opzione manuale. Ovvero noi possiamo ordinare la nostra tabella manualmente cliccando la cella che definisce la riga o la colonna e trascinandola nel posto desiderato. In alternativa possiamo organizzarla in ordine crescente o decrescente rispetto ad un campo qualsiasi mostrati nei rispettivi menù a tendina.
A volte capita che ci accorgiamo che un valore della tabella origine è errato e dobbiamo sostituirlo. La sostituzione non si riflette direttamente sulla tabella pivot.
A questo punto è necessario aggiornare la tabella pivot mediante l’opzione “Aggiorna”:
Se invece dobbiamo cambiare la tabella origine, esiste l’opzione “Cambia dati origine”. Se la nuova tabella scelta ha gli stessi campi della tabella inizialmente scelta, allora questa opzione mantiene le selezioni dei campi nelle aree della tabella pivot.
Adesso conosci le funzioni base di excel per realizzare una tabella pivot e navigarci. Vedremo in un altro appunto come realizzare i grafici pivot, altro interessante strumento di report.
